PROBLÈME
Actuellement, lorsqu’un parent dépose un document dans un conteneur, il ne peut plus le supprimer ni le remplacer : il peut uniquement en ajouter un nouveau document.
Cette logique est compréhensible car elle permet d’éviter la suppression accidentelle de justificatifs utilisés par l’établissement.
Cependant, dans certains cas d’usage, cette limitation pose des difficultés.
Dans les établissements français à l’étranger, certains documents doivent impérativement rester à jour, par exemple :
- passeport
- visa de résidence
- carte d’identité locale
Or ces documents ont souvent une durée de validité relativement courte (par exemple 2 ans pour les visas aux Émirats) et peuvent expirer à n’importe quel moment de l’année scolaire.
SOLUTIONS ACTUELLES
Aujourd’hui, deux solutions existent :
- vider le conteneur et redemander les documents à tous les parents
- annualiser les conteneurs de documents
Ces solutions fonctionnent, mais elles restent peu adaptées lorsque seuls certains documents doivent être mis à jour en cours d’année.
SUGGESTIONS D’AMÉLIORATION
Une amélioration pourrait être par exemple :
- permettre à l’utilisateur de remplacer un document existant (remplacement versionné plutôt qu’une suppression simple)
- ou encore ajouter une option de conteneur permettant le remplacement du document plutôt que l’empilement de versions.
Cela permettrait de maintenir les dossiers à jour sans multiplier les documents obsolètes.
AMÉLIORATION ENCORE PLUS EFFICACE (PROCESSUS COMPLET)
Une amélioration encore plus efficace serait d’intégrer directement la saisie des données dans la fenêtre d’upload du document.
Actuellement, le processus fonctionne en deux étapes distinctes :
- les parents saisissent certaines informations (ex : numéro de visa, date d’expiration)
- ils déposent ensuite le document correspondant.
Dans la pratique, cela entraîne souvent des erreurs.
Notre processus actuel est par exemple :
- envoi automatique de rappels (J-30, J-15 avant expiration)
- les parents se connectent à la plateforme
- ils ajoutent la nouvelle copie du document
- mais oublient de mettre à jour les données associées (date d’expiration, numéro, etc.)
Résultat :
le système continue d’envoyer des notifications car les données restent inchangées.
PROPOSITION
Lors du remplacement d’un document, il serait très utile que :
➡ la saisie des données obligatoires (date d’expiration, numéro, etc.) soit intégrée directement dans la même fenêtre que l’upload du document.
Ainsi, lorsqu’un parent remplace un document :
- il téléverse le nouveau document
- il doit obligatoirement saisir ou mettre à jour les informations associées (ou si intégration IA, une validation des données présaisie à partir du ducment téléversé.
Cela garantirait :
- des données toujours à jour
- moins d’erreurs pour les parents
- un suivi administratif beaucoup plus fiable.
Pour ce type de document, des rappels seraient automatiquement programmés et envoyés par le système à j-30 jours (ou j-3 mois ou ...) puis toutes les semaines par exemple sans avoir besoin de les programmer manuellement via Rappels/Gestion).
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