Module Activités Extra-Scolaires (AES)

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Simplifiez et optimisez la gestion de vos activités extra-scolaires avec notre module conçu pour offrir une organisation fluide et une expérience utilisateur optimale pour les parents, les élèves et les intervenants.

Principaux avantages :

Inscription simplifiée et suivi en temps réel.
Gestion des listes d’attente et quotas de places.
Portail parent intuitif pour gérer les activités.
Tarification flexible incluant factures et paiement en ligne immédiat.
Gestion des intervenants avec suivi des heures de présence.

Fonctionnalités :

Gestion des activités extra-scolaires :
- Définition par l’école de la gamme d’activités :
  - Par période : annuelle, trimestrielle, mensuelle…
  - Par niveau, classe et groupe d’âge.
- Disponibilité (listes d’attente possibles).
- Présentation visuelle des activités proposées.
- Prix des activités.
Portail A.E.S. pour les parents :
- Inscription facile aux sessions d’activité en fonction de la disponibilité.
- Planning des activités pour les enfants inscrits.
- Flux d’actualités sur les activités auxquelles les élèves sont inscrits.
Suivi et gestion des inscriptions :
- Suivi en temps réel des inscriptions.
- Suivi des listes d’attente.
- Facturation intégrée avec le module Finance.
- Paiement en ligne.
Gestion opérationnelle :
- Rapports relatifs au suivi opérationnel.
- Suivi des listes d’attente.
- Gestion de la rémunération des intervenants AES.
Portail intervenant AES :
- Liste des inscrits.
- Non présentation.
- Absences.

Captures d'écran du module

Liste complète des fonctionnalités

Administration

🔧

Paramétrage & initialisation annuelle

Création de calendriers, périodes et dates d’inscription
Création manuelle ou par transition des activités de l’année précédente
Ajout de descriptions, logos, lieux et intervenants
Définition de l’éligibilité (classe, cycle, statut – y compris responsables externes ou anciens élèves)

Gestion des quotas et tarifs

Configuration des comptes comptables et tiers pour la facturation
Activation des options : liste d’attente simple ou avec attribution automatique
Textes paramétrables sur le portail (accueil, instructions)

Pilotage des inscriptions

Ouverture et fermeture automatisées des inscriptions (dates/horaires)
Contrôle de visibilité sur le portail parent et le planning élève
Validation individuelle ou en masse des inscriptions
Activation du portail Coach
Affichage anticipé en lecture seule des activités disponibles avant l’ouverture

Import & automatisation

Import du référentiel d’activités via fichier Excel
Import du planning des sessions avec identifiants uniques
Import des inscriptions par code élève ou Nom/Prénom
Mappage simple via outil d’import intégré
Validation manuelle des imports avant publication

Suivi & notifications

Abonnement aux notifications (inscription, désinscription, validation, absence, appel…)
Historique des mouvements consultable dans le module
Recommandation : désactiver les notifications par email en période de forte activité

Détection des conflits

Détection automatique des conflits de planning entre services ou avec le transport
Possibilité d’ignorer les conflits côté gestionnaire, avec affichage d’un bandeau de conflit
Rapport global des conflits dans le module
Affichage des conflits dans le calendrier élève (vue hebdo)

Gestion des périmètres

Définition de périmètres pour restreindre l’affichage aux opérateurs (par campus, niveau, etc.)
Forçage possible du périmètre par profil ou par utilisateur

Enseignants

👩‍🏫

Association des intervenants aux sessions (administration)
Validation de l’appel (présence / absence)
Signalement ou annulation d’absences
Visualisation des sessions planifiées
Portail Coach (si activé)

Parents

👥

Accès et inscription

Accès au portail parent depuis l’icône du module (visibilité selon configuration)
Visualisation des activités disponibles par période
Inscriptions aux sessions selon éligibilité (dates, classe, profil)
Affichage des sessions sur le planning élève
Liste d’attente (optionnelle) avec inscription automatique si place libérée

Détection de conflits

Blocage automatique de l’inscription en cas de conflit horaire
Suggestions de résolution (désinscription d’une session en conflit)
Affichage clair du motif du conflit et des options disponibles

Fonctionnement des services

Gestion des services par période (ex. trimestriel) ou à la demande (ex. garderie ponctuelle)
Possibilité d’inscrire à des sessions uniques ou multi-sessions

Suivi et consultation