Module Activités Extra-Scolaires (AES)

Optimisez la gestion de vos activités extra-scolaires pour une organisation fluide et efficace.

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Simplifiez et optimisez la gestion de vos activités extra-scolaires avec notre module conçu pour offrir une organisation fluide et une expérience utilisateur optimale pour les parents, les élèves et les intervenants.

Principaux avantages :

  • Inscription simplifiée et suivi en temps réel.
  • Gestion des listes d’attente et quotas de places.
  • Portail parent intuitif pour gérer les activités.
  • Tarification flexible incluant factures et paiement en ligne immédiat.
  • Gestion des intervenants avec suivi des heures de présence.
  • Inscription par tirage au sort ou en mode « premier arrivé, premier servi » selon le choix de l’établissement.

Fonctionnalités :

  • Gestion des activités extra-scolaires :
    • Définition par l’école de la gamme d’activités :
      • Par période : annuelle, trimestrielle, mensuelle…
      • Par niveau, classe et groupe d’âge.
    • Disponibilité (listes d’attente possibles).
    • Présentation visuelle des activités proposées.
    • Prix des activités.
  • Portail A.E.S. pour les parents :
    • Inscription facile aux sessions d’activité en fonction de la disponibilité.
    • Planning des activités pour les enfants inscrits.
    • Flux d’actualités sur les activités auxquelles les élèves sont inscrits.
  • Suivi et gestion des inscriptions :
    • Suivi en temps réel des inscriptions.
    • Suivi des listes d’attente.
    • Facturation intégrée avec le module Finance.
    • Paiement en ligne.
  • Gestion opérationnelle :
    • Rapports relatifs au suivi opérationnel.
    • Suivi des listes d’attente.
    • Gestion de la rémunération des intervenants AES.
  • Portail intervenant AES :
    • Liste des inscrits.
    • Non présentation.
    • Absences.

Fonctionne bien avec :

Module Activités Extra-Scolaires (AES) fonctionne bien avec ces autres modules du logiciel de gestion scolaire Eduka :

Module Garde d’Enfants Après l’ÉcoleModule Boutique en ligneModule Calendrier

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Liste complète des fonctionnalités

Administration

🔧
Paramétrage & initialisation annuelle
  • Création de calendriers, périodes et dates d’inscription
  • Création manuelle ou par transition des activités de l’année précédente
  • Ajout de descriptions, logos, lieux et intervenants
  • Définition de l’éligibilité (classe, cycle, statut – y compris responsables externes ou anciens élèves)
Gestion des quotas et tarifs
  • Configuration des comptes comptables et tiers pour la facturation
  • Activation des options : liste d’attente simple ou avec attribution automatique
  • Textes paramétrables sur le portail (accueil, instructions)
  • Gestion du service dans des devises différentes selon les besoins, distinctement de la devise de facturation des frais de scolarité si nécessaire
Pilotage des inscriptions
  • Ouverture et fermeture automatisées des inscriptions (dates/horaires)
  • Contrôle de visibilité sur le portail parent et le planning élève
  • Validation individuelle ou en masse des inscriptions
  • Activation du portail Coach
  • Affichage anticipé en lecture seule des activités disponibles avant l’ouverture
Import & automatisation
  • Import du référentiel d’activités via fichier Excel
  • Import du planning des sessions avec identifiants uniques
  • Import des inscriptions par code élève ou Nom/Prénom
  • Mappage simple via outil d’import intégré
  • Validation manuelle des imports avant publication
Suivi & notifications
  • Abonnement aux notifications (inscription, désinscription, validation, absence, appel…)
  • Historique des mouvements consultable dans le module
  • Recommandation : désactiver les notifications par email en période de forte activité
Détection des conflits
  • Détection automatique des conflits de planning entre services ou avec le transport
  • Possibilité d’ignorer les conflits côté gestionnaire, avec affichage d’un bandeau de conflit
  • Rapport global des conflits dans le module
  • Affichage des conflits dans le calendrier élève (vue hebdo)
Gestion des périmètres
  • Définition de périmètres pour restreindre l’affichage aux opérateurs (par campus, niveau, etc.)
  • Forçage possible du périmètre par profil ou par utilisateur
Voir plus

Enseignants

👩‍🏫
  • Association des intervenants aux sessions (administration)
  • Validation de l’appel (présence / absence)
  • Signalement ou annulation d’absences
  • Visualisation des sessions planifiées
  • Portail Coach (si activé)
Voir plus

Parents

👥
Accès et inscription
  • Accès au portail parent depuis l’icône du module (visibilité selon configuration)
  • Visualisation des activités disponibles par période
  • Inscriptions aux sessions selon éligibilité (dates, classe, profil)
  • Affichage des sessions sur le planning élève
  • Liste d’attente (optionnelle) avec inscription automatique si place libérée
Détection de conflits
  • Blocage automatique de l’inscription en cas de conflit horaire
  • Suggestions de résolution (désinscription d’une session en conflit)
  • Affichage clair du motif du conflit et des options disponibles
Fonctionnement des services
  • Gestion des services par période (ex. trimestriel) ou à la demande (ex. garderie ponctuelle)
  • Possibilité d’inscription à des sessions uniques ou multi-sessions
  • Possibilité de réserver plusieurs créneaux à la fois en fonction des semaines de disponibilités tout en gardant une vue d’ensemble des séances planifiées.
Suivi et consultation
  • Affichage des activités planifiées sur le calendrier élève
  • Suivi de l’état des inscriptions (validées, en attente, refusées…)
Voir plus

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