Module Admissions

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Gérez les processus d’inscription, de réinscription et de départ des élèves de votre école avec des fonctionnalités avancées et intuitives pour les parents et les écoles.

Principaux avantages :

Portail des admissions pour les parents et les écoles.
Processus dématérialisés pour l’inscription, la réinscription et les départs.
Paiement en ligne possible avant soumission du dossier (exemple: frais de dossier)
Formulaires en ligne personnalisables.
Suivi en temps réel des dossiers d’inscription.
Automatisation des processus et intégration avec le module Finance.

Fonctionnalités :

Portail des admissions pour les parents :

Création de compte en ligne en autonomie.
Processus dématérialisés :
- Inscription, réinscription et départ.
Formulaires en ligne :
- Champs personnalisables et illimités.
- Ajout de documents en ligne.
- Génération automatique de documents (ex : contrat scolaire).
- Validation en ligne des conditions d’inscription (règlements financiers, etc.).

Choix des cours et programmes proposés :
- Incluant des règles de sélection pour assurer la cohérence avec les choix des parents.
Suivi de l’avancement du dossier d’admission :
- Depuis le portail Parent ou via notifications automatiques.

Portail des admissions pour les écoles :

Suivi en temps réel des dossiers d’inscription, réinscription et désinscription :
- Centralisation de toutes les informations pertinentes.
Personnalisation du module :
- Reproduction de toutes les étapes de traitement d’un dossier impliquant les différents départements concernés.
Automatisation du processus :
- Définition de séquences automatiques entre les étapes.
- Intégration avec le module Finance pour la visibilité sur la facturation et la collecte des frais liés au processus d’admission.
- Notification automatique aux parents sur les changements de statut.
Traitement en masse des dossiers :
- Actions spécifiques possibles sur les éléments sélectionnés.
Facilité d’utilisation :
- Processus email rapide, vue des pièces jointes et créations de documents.

Captures d'écran du module

Liste complète des fonctionnalités

Administration

🔧

Personnalisation complète des formulaires (onglets, champs, sections, textes) tant dans le contenu, la présentation des champs, ou même le style d’affichage.
Utilisation de référentiels personnalisés (tables de références) ou issus de webservices (codes postaux, adresses…)
Paramétrage des conditions d’affichage déterminant sous quelle condition un champ ou une section de formulaire doit s’afficher (exemple : si « nationalité = France » alors afficher la section « Adresse en France »).
Définition des étapes de traitement et statuts associés aux dossiers.
Paramétrage d’une phase optionnelle de préinscription en amont de l’inscription, pour segmenter le processus en deux parties
Configuration des notifications automatiques aux parents et aux membres du personnel concernés par les différents processus.
Gestion des niveaux de priorité de liste d’attente, et motifs de désistement ou d’annulation.
Intégration avec le module Finance : affichage des impayés dans les dossiers ; mise à jour automatique du statut d’étapes du dossier liées à la facturation ou à l’encaissement d’un frais, etc.
Génération automatique de documents (contrat de scolarité, accusés) en masse ou individuellement.
Gestion des conteneurs de documents pour vérifier et conserver les pièces attachées aux dossiers, et contrôler finement la permission d’accès aux documents par les utilisateurs du système.
Création de formulaires d’inscription au système personnalisés en parallèle du système d’inscription principal, pour autoriser l’inscription à la plateforme à des types de personnes tierces telles que les « élèves externes » (participants à un examen, aux activités extra-scolaires, ou autres services), les « contacts d’urgence », ou tout autre type de personne devant être référencée dans votre base de données.

Equipes pédagogie

🏫

Suivi des effectifs prévisionnels par statuts : inscrit, réinscrit, radié, annulé.
Tableaux de bord dynamiques pour visualiser les dossiers par statut et étape.
Notifications automatiques à la création ou soumission d’un nouveau dossier
Suivi détaillé des étapes de traitement d’un dossier avec historique des actions.
Réalisation d’actions en masse sur des listes de dossiers (validation, annulation, changement de statut, envoi d’un email à une sélection de parents…).
Accès et modification des dossiers d’élèves (champs, scolarité, justificatifs) avec possibilité de personnalisation du niveau de permission précis en lecture et écriture sur les différents aspects du dossier.
Alertes personnalisées par email ou par notification ‘push’ sur les changements de statut des dossiers.
Assignation automatique de la branche scolaire N+1 (année suivante) à la réinscription pour éviter les saisies individuelles
Génération automatisée de documents relatifs aux dossiers (fiche d’inscription, contrat de scolarisation…)

Parents

👥

Création du compte d’accès par le parent en toute autonomie
Connexion à un compte existant dans le cas d’une fratrie déjà scolarisée, évitant la création de comptes en doublon
Création et saisie des dossiers d’inscription, réinscription et radiation via le Portail Parents.
Accès rapide aux formulaires d’inscription, de réinscription et de radiation (départ)
Notifications automatiques d’action à effectuer ou de changement de statut du dossier
Visibilité en temps réel de l’avancement de la procédure d’admission et du traitement du dossier par l’établissement
Saisie des informations nécessaires à l’établissement via un formulaire organisé par onglet
Sélection de la branche scolaire et des options d’enseignement offertes par l’établissement
Mise en ligne de documents justificatifs et de photo d’identité
Saisie d’autres contacts (contacts en cas d’urgence, autorisés à récupérer l’enfant) directement depuis le formulaire d’inscription, réinscription, ou radiation
Signature électronique en ligne de documents générés à l’issue de la soumission du formulaire par l’un ou par les deux parent(s)
Blocage de l’accès au portail en cas d’impayés financiers
Paiement en ligne d’un frais d’inscription ou de réinscription avant envoi du dossier