Étude de cas

Lycée Français de Brasilia

Brasilia, Brésil

Sana Boutartour

Directrice administrative et financière

Le support Eduka est vraiment très réactif et efficace. Nous avons été très bien accompagnés pendant tout le développement par l’équipe technique qui s’est montrée très investie dans notre projet.

L’établissement et sa directrice administrative :

Sana Boutartour occupe le poste de directrice administrative et financière au Lycée Français François Mitterrand de Brasília depuis septembre 2022. Sous la nouvelle direction du lycée, l’établissement, situé dans le prestigieux quartier de Lago Sul, continue de développer ses infrastructures et programmes éducatifs. La création du lycée remonte à 1973, peu après le déménagement de l’ambassade française de Rio de Janeiro à Brasília. Aujourd’hui, le lycée accueille 750 élèves de la maternelle au lycée, issus de 70 nationalités.

Défis majeurs auxquels Le lycée Français est confronté

Le Lycée Français François Mitterrand doit naviguer dans un environnement éducatif en constante évolution, avec notamment une augmentation notable de son nombre d’élèves. Ce changement impose des adaptations régulières au niveau pédagogique pour accommoder ce flux croissant tout en répondant aux exigences diversifiées des familles françaises, brésiliennes, et francophiles. L’école doit aussi répondre efficacement aux demandes personnalisées de divers partenaires, tels que les parents, les ambassades et les entreprises locales. Le challenge comprend également la modernisation des outils administratifs et financiers pour créer une interface efficace entre les systèmes comptables brésiliens et français, et la gestion manuelle de divers modes de paiement qui, auparavant, occasionnaient des erreurs et affectaient la trésorerie lors des retards de paiement.

Solutions Eduka adaptées aux besoins spécifiques de l’établissement

Le système Eduka a été un atout majeur pour le Lycée en apportant des solutions spécifiques à chaque défi.

  • Le module d’inscription a renforcé la communication avec les familles et permis un suivi plus efficace des nouveaux inscrits ainsi que des élèves déjà présents.
  • Le module financier a significativement amélioré la capacité de l’école à générer des rapports financiers détaillés, essentiels pour le suivi de la comptabilité.
  • L’interface Boleto développée par Eduka a simplifié la gestion des paiements en boleto et pix, deux des moyens de paiement les plus courants au Brésil, tout en permettant une automatisation de la pénalisation en cas de retard.
  • La fonctionnalité de transfert automatique des factures à la Mairie de Brasilia a automatisé la création de notes fiscales, cruciales pour la conformité avec les exigences de l’administration brésilienne.
  • « Le module inscription nous a permis de mettre en place une communication efficace et fiable avec nos familles et de faciliter le suivi de nos effectifs aussi bien avec les nouvelles familles que celles qui sont déjà inscrites »

    Résultats observés suite à l’implémentation d’Eduka

    Depuis l’introduction d’Eduka, le lycée a constaté une amélioration notable dans plusieurs domaines clés. La réduction des interventions manuelles a libéré du temps pour se concentrer sur des initiatives qui améliorent directement la qualité de l’éducation offerte. La fiabilité des données de facturation, d’encaissement et de suivi comptable a été grandement améliorée, facilitant ainsi la gestion quotidienne. L’efficacité accrue dans la gestion des inscriptions, des activités extrascolaires, et de la cantine, grâce à l’interconnexion des modules financiers et administratifs, a rendu la facturation plus fluide et a optimisé les flux de trésorerie.

    Retour sur l’expérience avec le support d’Eduka

    Le support d’Eduka a joué un rôle crucial dans la facilitation de la transition vers la suite Eduka. L’équipe de support, très réactive et professionnelle, a démontré un grand engagement tout au long du développement du projet, malgré la complexité des défis techniques rencontrés. La réponse rapide et le soutien continu de l’équipe Eduka ont permis à l’établissement de gérer efficacement les défis initiaux et de se préparer sereinement pour les années scolaires à venir.

    « Nous avons été très bien accompagnés pendant tout le développement par l’équipe technique qui s’est montrée très investie dans notre projet »

    Le module admissions utilisé par le Lycée Français de Brasilia

    Gérez en toute facilité vos processus d’inscription, de réinscription, et de départ des élèves grâce à un portail parents convivial depuis lequel les parents effectuent toutes les démarches en ligne.

    Grâce aux formulaires entièrement personnalisables, à la mise en ligne rapide des documents, dématérialisez vos processus et offrez une image moderne et innovante aux parents. Eduka est connecté non seulement avec vos services pédagogiques pour la validation des inscriptions et réinscriptions, à la fiche navette pour la validation des choix pédagogiques ; mais également avec votre service financier pour le règlement des frais d’inscriptions et de dossier, avec une vue centralisée adaptée à chacun des acteurs.

    Fonctionnalités clés pour améliorer votre processus d’admission :

  • Processus d’inscription, de réinscription, et de radiation entièrement informatisés.
  • Personnalisation vos formulaires ainsi que les étapes des dossiers, les documents à télécharger et à mettre en ligne.
  • Partage d’information avec les différents départements impliqués (administration, pédagogie, finance, proviseurs…).
  • Notifications automatiques aux parents ou au personnel lors des changements sur les dossiers
  • Génération automatique de documents à l’envoi du dossier selon vos modèles personnalisés
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