Le Collège Français Bilingue de Londres (CFBL) est un établissement franco-britannique reconnu pour son environnement multiculturel et son approche bilingue de l’enseignement. Afin d’accompagner son développement et de moderniser progressivement ses processus administratifs, le CFBL a choisi de déployer plusieurs modules de la suite Eduka.
Retour d’expérience avec Kiran Ittoo, Responsable du Service Informatique du CFBL depuis plus de 10 ans.
Un établissement bilingue international au cœur de Londres
Fondé en 2011 et situé à Kentish Town, à Londres, le CFBL accueille environ 700 élèves de la Petite Section à la 3ème dans un environnement bilingue français-anglais.
L’établissement s’appuie sur les programmes de l’Éducation nationale française tout en favorisant une forte ouverture internationale. Innovation pédagogique, bien-être des élèves et accompagnement des familles occupent une place centrale dans son projet éducatif.
Le besoin de centraliser les outils et moderniser les processus
Avant la mise en place d’Eduka, le CFBL faisait face à plusieurs défis liés à la gestion quotidienne de l’établissement :
« Comme beaucoup d’établissements, nous utilisions différents outils et processus parfois fragmentés, ce qui pouvait compliquer le suivi quotidien pour les équipes pédagogiques, administratives et les familles.
Il était essentiel pour nous de disposer d’une plateforme unique permettant de fluidifier les échanges entre l’administration, les enseignants et les parents, tout en garantissant un accès simple et rapide aux informations importantes.”
L’un des points forts du projet a été son déploiement progressif, permettant aux équipes d’adopter les différents outils étape par étape :
« Un autre défi important était l’accompagnement de la transformation numérique de l’établissement. Nous avions besoin d’une solution moderne, intuitive et capable de s’adapter aux spécificités de notre fonctionnement ainsi qu’aux attentes d’une communauté éducative exigeante et multiculturelle. »
Digitalisation des activités extrascolaires et des paiements en ligne
Cette transformation a commencée par les activités extra-scolaires :
« Le premier besoin de notre établissement concernait la mise en place d’une solution dédiée aux Activités Extrascolaires, accompagnée d’un système de paiement en ligne. La gestion de la garderie, des clubs, de Klubhouse et des camps représentait un volume important de tâches administratives, avec de nombreux échanges manuels pour les inscriptions et les paiements. Nous avions besoin d’un outil centralisé, simple d’utilisation et capable d’offrir une meilleure expérience aux familles tout en facilitant le travail des équipes administratives. »
Grâce au module activités extra-scolaires d’Eduka et au paiement en ligne intégré, les familles peuvent désormais :
- suivre plus facilement les démarches administratives.
- inscrire leurs enfants directement en ligne ;
- régler les activités via la plateforme ;
« Grâce à Eduka, nous avons pu digitaliser l’ensemble du processus, les inscriptions aux Activités Extrascolaires ainsi que les paiements se font désormais directement en ligne via la plateforme. Cela a considérablement simplifié la gestion quotidienne, amélioré le suivi des inscriptions et sécurisé le traitement des paiements. »
Simplification du processus d’admission
Suite au succès de cette première phase, le CFBL a poursuivi son projet avec la mise en place du module Admissions. Kiran témoigne :
« Suite au succès de cette première étape, nous avons poursuivi le projet avec la mise en place du module Admissions, également accompagné d’une solution de paiement en ligne. Cette évolution nous a permis de fluidifier le parcours des nouvelles familles, de simplifier le suivi des candidatures et de centraliser les informations administratives dans un seul environnement. »
Synchronisation avec Pronote
Lors de cette phase, le CFBL a également mis en place une synchronisation avec Pronote :
« C’est également lors de cette phase qu’a été mise en place la synchronisation avec Pronote. Cette intégration a été particulièrement importante pour nous, car elle permet d’assurer une meilleure circulation des données entre les plateformes, de limiter les doubles saisies et de garantir une cohérence des informations pédagogiques et administratives au sein de l’établissement. »
Cette intégration a permis :
- de renforcer la cohérence des informations pédagogiques et administratives.
- d’améliorer la circulation des données entre les plateformes ;
- de limiter les doubles saisies ;
Gestion des frais de scolarité et pilotage financier
Enfin, le projet s’est ensuite étendu au module Finance d’Eduka pour la gestion des frais de scolarité :
« Cette dernière phase du projet nous a permis
- d’améliorer le suivi financier global de l’établissement,
- d’automatiser certaines tâches administratives,
- d’offrir une meilleure visibilité sur les paiements et la facturation.«
“Le fait d’avoir construit le projet par étapes a été un véritable avantage. Cela nous a permis d’accompagner progressivement les équipes dans la transition numérique.”
Résultats la mise en place d’Eduka
Un gain de temps pour les équipes administratives et pédagogiques
« Nous disposons désormais d’une plateforme centralisée qui simplifie considérablement la gestion administrative, financière et les activités extrascolaires de l’établissement. Les familles bénéficient d’une expérience beaucoup plus fluide grâce aux inscriptions et aux paiements en ligne, que ce soit pour les activités extra-scolaires, les inscriptions, les réinscriptions ou les frais de scolarité.
Pour les équipes administratives et pédagogiques, le gain de temps est important. De nombreux processus qui étaient auparavant manuels ont été automatisés, ce qui réduit les risques d’erreurs, améliore le suivi des dossiers et permet aux équipes de se concentrer davantage sur l’accompagnement des familles et des élèves.
La synchronisation avec Pronote a également apporté une réelle valeur ajoutée en assurant une meilleure cohérence des données entre les différentes plateformes et en limitant les doubles saisies. Cela a renforcé l’efficacité globale de notre organisation et facilité le travail quotidien des équipes. »
Une expérience plus fluide pour les familles
« Le projet a aussi contribué à améliorer la communication entre l’école et les familles grâce à des outils plus accessibles et centralisés. Aujourd’hui, nous avons une meilleure visibilité sur l’ensemble des opérations administratives et financières de l’établissement, ainsi qu’une gestion plus moderne et plus efficace de nos services. »
Une meilleure cohérence des données
La synchronisation avec Pronote apporte également une réelle valeur ajoutée au quotidien. En limitant les doubles saisies et en améliorant la cohérence des informations entre les plateformes, le CFBL a pu renforcer l’efficacité globale de son organisation.
Un accompagnement humain tout au long du projet
Le CFBL souligne également l’importance de l’accompagnement des équipes Eduka dans la réussite du projet :
« Le support Eduka a joué un rôle essentiel dans la réussite de notre transition vers la plateforme. Tout au long du projet, nous avons particulièrement apprécié la qualité de l’accompagnement et la disponibilité des équipes. »
Au-delà de l’aspect technique, nous avons eu le sentiment de travailler avec un véritable partenaire, capable de nous accompagner dans la durée et de contribuer activement à la transformation numérique du CFBL.«
Kiran met notamment en avant la disponibilité, la réactivité et la capacité d’adaptation des équipes tout au long des différentes phases de déploiement :
« L’équipe a notamment été toujours présente pour nous accompagner lors de la mise en place des différents modules. Son écoute, sa réactivité et sa bonne compréhension de nos besoins ont permis de rendre le déploiement beaucoup plus fluide et rassurant pour nos équipes.
De manière générale, le support Eduka a toujours su trouver des solutions rapidement pour résoudre les problèmes rencontrés, mais aussi pour proposer des améliorations du système afin de mieux répondre à nos besoins spécifiques. Cette capacité d’adaptation et cette approche collaborative ont été très appréciées tout au long du projet.
Le fait d’avoir un support réactif et impliqué nous a permis d’avancer sereinement dans les différentes phases de mise en place et d’assurer une adoption progressive des outils par les équipes administratives et pédagogiques. »
Conclusion : une plateforme évolutive pour accompagner le développement du CFBL
Grâce à cette collaboration avec Eduka, le CFBL a pu mettre en place une gestion plus moderne, centralisée et évolutive de ses opérations administratives, financières et extrascolaires.
Le projet continue aujourd’hui d’accompagner le développement de l’établissement tout en offrant aux équipes et aux familles des outils plus simples, plus accessibles et mieux connectés.
Merci Kiran !
