Module Gestion des demandes

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Notre module gestion des demandes rationalise les flux de travail de votre établissement, des absences et congés au support IT et au-delà. Des tableaux de bord dynamiques permettent un suivi et une gestion efficace.

Principaux avantages :

Dématérialisation des formulaires et des procédures.
Gestion efficace des demandes de mise à jour et de validation.
Workflow de validation à plusieurs niveaux.
Suivi des entrées et rappels, avec historique des demandes.

Fonctionnalités

Dématérialisation des formulaires et procédures :

Demandes de mise à jour :

Formulaires poussés par l’établissement à une population ciblée pour mettre à jour ou remplir des informations. Par exemple :
- Mise à jour des informations de santé par les parents en début d’année scolaire.
- Collecte d’autorisations pour la participation à une sortie ou un voyage scolaire.
- Enregistrement des préférences de matières d’apprentissage (feuille de communication parent/école).
- Mise à jour des contacts d’urgence pour les employés de l’école ou pour les parents.

Demandes de validation :

Formulaires mis à disposition des utilisateurs pour initier une demande spontanément. Les données sont saisies et l’établissement procède ensuite à la vérification avant traitement ou validation. Exemples :
- Demandes de congés/heures supplémentaires.
- Demande d’intervention/support.
- Demande de documents administratifs.
- Processus d’organisation d’un voyage scolaire.

Workflow de validation :

Workflow de validation à plusieurs niveaux pour assurer un processus rigoureux et organisé.

Suivi et gestion des demandes :

Suivi des entrées et rappels, avec historique des demandes pour une gestion efficace.

Personnalisation et Flexibilité

Personnalisez les formulaires et les workflows selon les besoins spécifiques de votre établissement.
Rationalisez les flux de travail et améliorez l’efficacité des processus scolaires grâce à des tableaux de bord dynamiques et un suivi précis.

Captures d'écran du module

Liste complète des fonctionnalités

Administration

🔧

Création de formulaires de validation : congés, matériel, badges, incidents, etc.
Création de formulaires de mise à jour de données (ex : santé, coordonnées, inventaire)
Définition de workflows de validation personnalisés avec étapes et responsables
Notifications automatiques à chaque étape du processus
Historisation de toutes les actions et saisies
Ciblage précis des utilisateurs (classes, personnels, groupes…)
Relance automatique des personnes n’ayant pas encore répondu
Ajout de tâches internes pour traitement (avec commentaires)
Demande de justificatifs ou de documents joints
Extraction des données saisies via le module Listes & recherches
Génération automatique de documents à partir des formulaires complétés
Intégration d’une tâche de signature électronique (avec suivi et relances)
Personnalisation des messages accompagnant la signature
Suivi centralisé du statut de signature (en attente, en cours, validé)
Lien automatique avec les dossiers d’admission/réinscription ou la scolarité effective
Gestion des accès aux formulaires par profils et permissions
Paramétrage de la Fiche Navette pour recueillir les choix d’enseignements
Transfert automatique des choix vers les dossiers ou la fiche élève
Archivage et traçabilité des modifications effectuées
Affichage de zones d’avertissement sur les portails pour notifier les utilisateurs
Limitation des options ou branches proposées selon les parcours scolaires actuels
Sélection des élèves ciblés pour chaque campagne ou formulaire
Notification des parents via email et portail

Professeurs

👩‍🏫

Soumission de demandes de validation : voyages scolaires, matériel, organisation pédagogique…
Création de projets : sorties, devoirs surveillés, activités pédagogiques
Rédaction de rapports ou formulaires de suivi
Utilisation de modèles types pour gagner du temps
Suivi de l’avancement des demandes et des validations
Consultation et traitement des fiches Navette soumises par les parents

Parents

👥

Soumission de demandes : badge d’accès, documents, accès parking…
Remplissage de formulaires de mise à jour (coordonnées, santé, contacts autorisés)
Réponse à des autorisations ou enquêtes (ex : participation à un évènement)
Choix d’enseignements via la Fiche Navette
Signature électronique sécurisée des documents requis
Suivi de l’état de traitement de la demande via le portail Parents
Réception de notifications à chaque étape du traitement
Ajout de justificatifs lors de la soumission
Création d’un compte demandeur externe pour les cas hors base Eduka
Envoi de candidatures spontanées si l’option est activée
Visualisation de l’état d’avancement et possibilité de modification tant que non validée
Transmission automatique des choix vers la scolarité effective de l’élève