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Générez facilement des documents personnalisés PDF/Word, partagez-les sur les portails et organisez-les dans le cloud avec un accès ajustable. Des modèles centralisés augmentent la commodité et l’efficacité.

Principaux avantages :

Gestion centralisée des documents en ligne.
Génération de documents personnalisés à partir de modèles.
Partage facile de fichiers en ligne avec les parents ou le personnel.
Accès ajustable pour une organisation optimale.

Fonctionnalités :

Répertoire des documents :

Enregistrez différents types de documents et pièces justificatives dans la base de données.

Génération de documents :

À partir d’un modèle personnalisé (ex: certificat scolaire, certificat de fin d’études, contrat, etc.).
Individuellement ou en masse.
Basé sur un modèle de document Word pour un formatage précis.
Généré au format PDF ou Word.
Communication sur le document via le portail ou par e-mail.

Partage facile de fichiers :

Partagez les documents en ligne avec les parents ou le personnel de manière simple et efficace.

Flexibilité et personnalisation :

Personnalisez les modèles de documents pour répondre aux besoins spécifiques de votre établissement.
Générez et partagez des documents en quelques clics, tout en contrôlant les accès pour une meilleure organisation.

Fonctionne bien avec :

Module Documents fonctionne bien avec ces autres modules du logiciel de gestion scolaire Eduka :

Signature électronique – Signez vos documents avec Eduka

Module Gestion des demandes

Module Base de connaissances

Module Gestion du Personnel

Module Orientation

Captures d'écran du module

Liste complète des fonctionnalités

Administration

🔧

Conteneurs de documents

Création de conteneurs (ex : passeport, certificat, diplôme…)
Paramétrage des droits d’accès par profil
Définition du périmètre d’application (ex : par niveau, type de personne)
Possibilité d’activer la génération automatique depuis un modèle

Mise en ligne et gestion des documents

Téléversement manuel ou en masse de documents par l’administration
Téléversement de documents par les parents, responsables ou personnels via le portail
Mise à jour des documents à tout moment (ex : nouveau passeport)
Suppression de documents en masse
Suppression conditionnelle par critère (ex : passeport expiré)

Traitement en masse

Téléchargement groupé de documents (archive ZIP)
Suppression groupée
Envoi par email en masse (avec pièces jointes individualisées)
Sélections dynamiques par critères (profils n’ayant pas fourni un document, etc.)

Génération de documents

Création de modèles personnalisés (via éditeur intégré ou Word)
Création de modèles de documents en toute simplicité à partir de blocs de contenu pré-paramétrés, ainsi que d’en-têtes et pieds de page standards adaptés automatiquement à votre établissement.
Personnalisation du format (A4, badge, format libre)
Ajout de données dynamiques depuis Eduka (nom, classe, photo…)
Champs de fusion (MergeFields) compatibles Word
Utilisation de fonctions avancées (date, formats, conditions…)
Paramétrage des marges, dimensions, en-tête/pied, etc.
Tri et regroupement des modèles par catégorie ou module
Génération de documents :
- À l’unité depuis une fiche
- En masse pour une sélection
- En libre-service par les utilisateurs depuis le portail
Insertion simple dans vos modèles de documents des formulaires issus des différents processus de votre système. Par exemple pour générer un récapitulatif d’inscription en reprenant les champs du formulaire d’inscription; ou autres cas d’utilisations issus des modules que vous utilisez

Diffusion des documents générés

Enregistrement dans un conteneur
Téléchargement local
Envoi par email (automatisé avec publipostage)
Impression groupée
Affichage dans le portail Eduka
Ajout dans l’historique des documents générés

Badges personnalisés

Création de modèles de badges (HTML ou Word)
Insertion de photos, logos, couleurs, polices…
Ajout de codes-barres (ex : external_id)
Formats personnalisés (ex : badge A7 paysage)
Génération groupée ou individuelle

Partage de fichiers (type cloud)

Fichiers personnels (visibles uniquement par l’utilisateur)
Fichiers pour l’administration (partageable avec les profils définis)
Fichiers publics (consultables par parents/personnels via portail)
Attribution de droits lecture/écriture
Téléchargement des fichiers partagés via portail

Liens hypertextes dans les formulaires

Mise en ligne d’un fichier PDF ou autre depuis la base
Génération d’un lien unique vers le document
Insertion du lien dans un formulaire (admission, réinscription, etc.)
Affichage téléchargeable du document dans le formulaire

Parents

👥

Accès facile à la liste des documents en attente de signature électronique, ainsi qu’à l’historique des documents précédemment signés électroniquement.

Intégrations Documents

Le module Documents d'Eduka se connecte aux services de signature électronique que votre école utilise déjà — EID Easy – Signature electronique intégrée, SignaturIT et bien d'autres — pour que les données circulent entre les systèmes sans ressaisie.