Les modules d’Eduka Suite

Gérez en toute facilité vos processus d’inscription à l’école, de réinscription, et de départ des élèves grâce à un portail parents convivial depuis lequel les parents effectuent toutes les démarches en ligne. Grâce aux formulaires entièrement personnalisables, à la mise en ligne rapide des documents, vous dématérialisez l’ensemble de vos processus et offrez une image moderne et innovante aux parents.

Ces processus sont interconnectés non seulement avec vos services pédagogiques pour la validation des inscriptions et réinscriptions, la fiche navette pour la validation des choix pédagogiques; mais également avec votre service financier pour le règlement des frais d’inscriptions et de dossier, avec une vue centralisée adaptée à chacun des acteurs.

Fonctionnalités principales:

• Processus d’inscription, de réinscription, et de radiation entièrement informatisé
• Personnalisez vos formulaires ainsi que les étapes des dossiers, les documents à télécharger et à mettre en ligne
• Partage d’information avec les différents départements impliqués (administration, pédagogie, finance, proviseurs…)
• Notifications automatiques aux parents ou au personnel lors des changements sur les dossiers
• Génération automatique de documents à l’envoi du dossier selon vos modèles personnalisés

Le module Finance offre à votre école une boite à outil flexible et complète pour effectuer votre facturation de manière semi-automatique ou manuelle, combinée à de nombreuses fonctionnalités dédiées aux encaissements et à l’analyse et relances d’impayés: paiement en ligne, prélèvement automatique, échanciers de paiement, balance âgée…

 

Grâce au module Finance d’Eduka et son interface utilisateur conviviale pour les parents et les personnels administratifs, vous parviendrez rapidement à un taux de recouvrement optimal. N’hésitez pas à nous solliciter pour une démonstration spécifique au module finance  d’Eduka, et même à prendre contact avec une école du réseau d’Eduka de votre région pour découvrir les bienfaits d’Eduka à travers l’opinion de nos utilisateurs.

Fonctionnalités principales:

• Interface utilisateur conviviale pour paramétrer les frais et déductions adaptés au règlement financier
• Facturer en masse et à la demande plusieurs périodes ou différentes années scolaires
• Notification des changements en provenance d’autres modules pour ajustement de la facturation (arrivées, départs, activités…)
• Gestion multi-payeurs, facture élève ou payeur
• Paiement en ligne (12 plateformes déjà supportées)
• Prélèvement automatique (plusieurs formats supportés dont SEPA)
• La balance agée permet de suivre en temps réel le risque d’impayés
• Les échéanciers sont gérés intégralement dans Eduka et visibles sur le portail Parents
• Les relances permettent d’envoyer des rappels en ciblant des frais spécifiques ou d’intégrer les échéances non payées
• Portail parents ou entreprises:
  • Vue récapitulative des échéances à payer
  • Consulter le solde et le détail des factures et règlements
  • Payer en ligne des factures, échéances, ou montant libre
  • Saisie des informations bancaires afin de faciliter les prélèvements et les remboursements
  • Informer le service financier d’un changement de payeur des frais

Reproduisez fidèlement votre offre pédagogique grâce au module de gestion de la Structure Scolaire dans Eduka: celui-ci s’adapte à tous les types d’écoles et tout type de structure y compris les écoles multi-sites, les groupements scolaires dont les écoles se situent dans des pays différents. La construction de votre structure s’effectue en quelques clics à travers une interface simple et intuitive.

Vous disposerez ainsi de nombreuses fonctionnalités adaptées à la gestion de votre établissement: la préparation et l’anticipation des effectifs et des capacités grâce à la vue prévisionnelle des effectifs, un outil simple pour la répartition des élèves dans les classes qui s’adapte à vos quotas, et même certaines spécificités pour le réseau AEFE (enquêtes statistiques…).

Fonctionnalités principales:

• Visualisation des effectifs actuels ou antérieurs; effectifs prévisionnel avec gestion des objectifs de capacité
• Constitution flexible de la structure scolaire reflétant fidèlement votre offre pédagogique
• Système entièrement annualisé: accédez à n’importe quelle année scolaire d’un simple clic
• Paramétrez la nouvelle année scolaire en duplicant le paramétrage de l’année en cours et en l’ajustant
• Règles de gestion avancées pour les options pédagogiques permettant de constituer un véritable parcours pédagogique

Explorez et maintenez à jour facilement votre base élève grâce aux nombreuses fonctionnalités intuitives de ce module. Grâce à la fiche élève personnalisée, vous donnez aux parents d’élève la possibilité de mettre à jour leurs informations et mettre en ligne leurs documents tout le long de l’année: vous pouvez même recevoir des notifications lorsqu’ils le font.

  

Grâce aux fonctionnalités avancées telles que les rappels automatiques, l’éditeur de données en masse, ou encore les notifications en cas de changement, votre base élève reste propre et à jour tout au long de l’année..

Fonctionnalités principales:

• Accès rapide et facile à la liste complète des élèves, parents d’élèves, et familles
• Gestion des autres contacts: référentiel personnalisé pour une flexibilité optimale (contacts d’urgences, personnes autorisées à venir chercher l’élève à l’école, etc…)
• Traçabilité et historisation des changements de données, qu’il s’agisse de changements par l’administration ou par les parents
• Notifications automatiques en cas de changement de donnée ou de mise en ligne de document
• Rappels automatiques paramétrables selon des conditions flexibles (exemple: rappel automatique lors de l’expiration du passeport)
• Editeur de données en masse pour effectuer des saisies rapides
• Fiche élève, fiche responsable, et fiche famille: entièrement personnalisables avec un éditeur de formulaire intuitif

Retrouvez l’ensemble des fonctionnalités essentielles de communication dans une boite à outil puissante et facile d’utilisation: créez facilement un publipostage pour envoyer des e-mails à des populations ciblées, envoyez des SMS en toute facilité et à moindre coût partout dans le monde, publiez vos articles d’actualités ou évènements visibles depuis la page d’accueil d’Eduka ou depuis l’application mobile.

 

Au delà des moyens de communications traditionnels que sont les SMS et les e-mails, vous disposez ainsi d’un outil moderne apprécié des parents. Grâce à l’application mobile, vos publications sont reçues instantanément par les parents qui peuvent consulter vos articles et vos photos, ainsi que prendre connaissances des évènements en cours ou à venir.

Fonctionnalités principales:

• Envoyer des e-mails de masse simplement, avec ou sans champ de publipostage, à des populations pouvant être ciblées très spécifiquement
• Envoyer des SMS facilement sans se soucier des coûts, avec le même niveau de fonctionnalité que l’envoi d’e-mail (publipostage, ciblage…)
• Système de modèles intuitif qui permet d’envoyer des courriers types facilement sans avoir à rédiger intégralement les mêmes messages plusieurs fois
• Envois d’e-mails suivis avec accusés de lecture transparents et suivi des clics sur chaque lien de vos e-mails
• Publication d’actualités et d’évènements visibles sur la page d’accueil d’Eduka ainsi que sur l’application mobile iOS et Android
• Notifications ‘push’ sur l’application mobile à la publication d’un article, ou même lors de l’envoi d’un e-mail

Gérez votre base de personnel de différents types -enseignants, administratifs, prestataires- grâce aux fonctionnalités conviviales de notre module de Gestion du Personnel: gestion en ligne des informations qui peuvent être mises à jour par vos personnels eux-mêmes depuis leur portail, téléchargement et mise en ligne de documents et justificatifs, suivi des changements de données et alertes en cas de modifications, listes personnalisables…

Vous pourrez interfacer facilement vos logiciels de paie et de comptabilité pour synchroniser les informations et maintenir ainsi un système totalement à jour.

Fonctionnalités principales:

• Base de données de tous vos personnels administratifs, enseignants, prestataires
• Portail en ligne pour le personnel leur permettant de mettre à jour leurs informations et mettre en ligne leurs documents facilement
• Disposez de fonctionnalités avancées pour la gestion des données: formulaires personnalisables, alertes en cas de changement, rappels, historique des modifications de données…
• Mise en ligne et téléchargement de documents et justificatifs
• Gestion des statuts de personnels donnant droit à différents niveaux de visibilité des informations

Créer une liste et la partager avec vos collègues n’a jamais été aussi simple. Découvrez notre module de création de listes qui permet de construire des rapports personnalisés en quelques clics en y intégrant des données isssues des différents modules d’Eduka. Un système de critères permet de cibler précisément la population concernée par la liste (exemple: liste des élèves scolarisés en CM2). Vous pouvez ensuite ajouter les colonnes de votre choix et paramétrer le format de sortie de la liste: Excel, CSV, web…

 

Grace aux fonctions de recherche avancée vous pouvez également identifier des personnes à partir d’informations annexes: retrouver un élève à partir de son numéro de badge; chercher toutes les familles habitant dans la même rue; lister les enseignants d’une même matière… les possibilités de ce module sont infinies.

Fonctionnalités principales:

• Créer une liste en quelques clics en sélectionnant des critères et des colonnes
• Supporte les formats de fichiers standard (Excel, CSV, Web/HTML, PDF)
• Permet de créer des trombinoscopes imprimables par classe, par niveau, ou autre types de regroupements
• Effectuez des recherches avancées pour trouver rapidement des personnes en utilisant n’importe quel critère de recherche
• Partagez facilement vos listes avec vos collègues grâce au système de listes partagées
• Catégorisez vos listes en répertoires pour y accéder plus rapidement

Le module de Gestion des Documents répond à tous vos besoins en matière de création et de partage de fichiers: générez vos certificats de scolarité ou autres documents basés sur des modèles de publipostage, puis publiez-les sur le portail des parents ou du personnel, ou envoyez les par email en pièce jointe.

Vous disposez également d’un espace de partage de fichiers en ligne qui permet de déposer des fichiers et de les organiser en répertoires, puis de définir les permissions d’accès par profils d’utilisateurs.

Fonctionnalités principales:

• Génération de documents PDF ou Word en masse à partir de modèles personnalisables
• Partage de fichiers de type “cloud” organisé par répertoires et avec des permissions d’accès réglables
• Import de fichiers depuis une source externe avec plusieurs nomenclatures de nommages de fichiers
• Gestion centralisée des modèles utilisés dans les différents modules de l’application: modèles de factures, certificat de scolarité ou de radiation, et tous vos modèles personnalisés

Synchronisez votre système en important ou exportant des données grâce à des outils flexibles et puissants. Le système d’Import accepte de nombreux formats de fichiers et permet de “mapper” les colonnes de votre fichier à des données dans Eduka pour les initialiser ou les maintenir à jour. Et grâce au module Listes et Recherches, vous pouvez construire des rapports personnalisés extractibles dans différents formats les plus connus. Des fonctionnalités spécifiques de synchronisation avec certains logiciels sont également offertes (Pronote, TOTEM, SAGE, Factos…).

Pour les écoles souhaitant bénéficier d’un niveau de personnalisation ou d’intégration encore plus poussé, une API facile d’utilisation est disponible dans Eduka et permet d’automatiser de nombreuses actions sur les données.

Fonctionnalités principales:

• Outil d’import puissant et simple d’utilisation pour effectuer des imports uniques ou réguliers
• Intégration aux systèmes de Single Sign-on standard (CAS, LemonLDAP::NG, Pronote Widget SSO, …)
• Fonctionnalités de synchronisation spécifiques pour certains logiciels communs (Pronote, TOTEM, Factos, SAGE…)
• Export de données facilité grâce au module Listes et Recherches qui permet de construire un rapport personnalisé extractible dans les formats les plus communs
• API pour interagir avec la base de données de manière automatisée

Le module Services se décline sous plusieurs formes pour s’adapter aux besoins de votre école: Activités Extra-Scolaires, Cantine, Garderie, tous les services de votre école nécessitant une inscription peuvent y être gérées. Ces inscriptions peuvent concerner non seulement les élèves mais aussi les responsables, le personnel, ou encore même des personnes externes (pour gérer par exemple des inscriptions à un évènement).

Particulièrement complet et conçu à l’origine pour la gestion des Activités Extra-Scolaires, il gère votre processus de A à Z avec de nombreuses fonctionnalités avancées telles que la gestion des quotas d’inscription, la facturation automatique, la paie des intervenants, et bien plus.

Fonctionnalités principales:

• Inscription en ligne par les parents ou tout type d’utilisateur à des services de type Activités Extra Scolaires, Garderie, Cantine…
• Grande flexibilité dans la définition planning: inscription à la période ou à la séance, session unique ou multiple, créneaux paramétrables…
• Portail intervenant permettant aux intervenants d’avoir la liste des participants avec photos, et de remonter les absences
• Contrôle précis des périodes d’ouvertures des inscriptions, règles fines d’éligibilité pour les participants
• Rapports opérationnels et analytiques sous différents formats, actions de masses facilitées
• Gestion des passages, pour les services de type garderie ou cantine, avec fonctionnalités pour les badges
• Feuille de présence et de rémunération des intervenants, exportable vers votre système de paie ou comptabilité

Grâce au module de gestion du Transport Scolaire, planifiez et gérez votre service de bus aussi précisément que possible. En définissant vos trajets et vos arrêts, vous permettez aux parents l’inscription en ligne ainsi que les demandes de changement en cours d’année qui peuvent être soumises à validation et s’appliquer à une date future. Des fonctionnalités modernes telles que l’intégration de Google Maps pour la visualisation de la carte et la sélection des arrêts font de ce module une référence dans le domaine.

Le module de Transport Scolaire s’interconnecte avec les autres modules pour assurer une gestion et un suivi intégral dans Eduka: il s’adapte à vos activités extra-scolaires pour proposer des horaires alternatifs pour les élèves inscrits aux activités; il exporte ses données pour la facturation facile depuis le module Finance, en supportant notamment une tarification par zone.

Fonctionnalités principales:

• Inscription possible en ligne par les parents, modifications en cours d’année possibles, soumises à validation, pouvant s’appliquer à des dates futures
• Carte interactive intégrée avec Google Maps: visualisez vos lignes et vos arrêts, définissez vos trajets facilement
• S’intègre avec les différents modules pour la planification et la facturation des inscriptions au transport
• Supporte la tarification par zone pour vous permettre de reproduire fidèlement vos formules tarifaires
• Nombreux rapports, listes, ou même trombinoscopes pour les différents intervenants du service de transport
• Détection et anticipation des conflits avec les autres services, pour des scénarios du type “élève inscrit à un bus à 15H30 mais participant à une activité jusqu’à 17H”

Avec le module Infirmerie d’Eduka, passez au tout numérique grâce à nos outils de saisie des interventions et des passages à l’infirmerie. Facile d’utilisation et convivial, personnalisable, ce module s’adapte parfaitement aux besoins de votre service et de vos utilisateurs: paramétrez différents types d’interventions, effectuez des saisies rapides uniques ou en masse, personnalisez la fiche élève infirmerie pour afficher les informations qui vous sont les plus pertinentes, et bénéficiez d’un accès rapide aux informations nécessaires pour contacter les parents en cas de besoin.

Le service d’Infirmerie s’interconnecte avec vos services pédagogiques: par exemple, le départ d’un élève à l’infirmerie peut être signalé facilement par l’enseignant depuis son portail (accessible partout, y compris l’application mobile Eduka), les infirmières sont notifiées instantanément sur leur téléphone grâce à l’application mobile Eduka. Les infirmières peuvent ensuite effectuer une saisie d’intervention qui est envoyée automatiquement aux personnes de votre choix: enseignant, parents, proviseur, CPE…

Fonctionnalités principales:

• Types d’interventions personnalisables pour s’adapter au mieux à votre service d’infirmerie
• Saisie rapide et facile pour des interventions uniques telles que les passages à l’infirmerie, ou en masse telles que les visites médicales
• Notifications en cas de départ à l’infirmerie et retour de l’infirmerie; envoi de résumé ou de fiche d’intervention par e-mail aux acteurs concernés
• Dossier annuel de l’élève pouvant être exporté, enregistré, ou transmis facilement
• Fiche élève personnalisable pour afficher les informations qui vous sont pertinentes
• Système de “Catégorie santé” qui permet d’affixer des étiquettes aux élèves pour un retour visuel rapide sur certains éléments importants concernant la santé (exemple: allergies graves) s’affichant à différents endroits du logiciel

Le module de Gestion des Demandes est un outil puissant et flexible qui vous permet de paramétrer des flux d’information (“workflow”) adaptés à différents services pour tous les acteurs de votre école. Constituez facilement un formulaire de base qui est soumis par vos utilisateurs, et qui fait ensuite l’objet d’un traitement administratif personnalisable pour la validation à travers différentes étapes. Voici quelques utilisations possibles de ce module: demandes d’achat, demande de congé, demande de voyage scolaire, demande de support informatique, enquête sur la participation à un évènement, organisation de projets, demande de badge…

• Demandes de mise à jour: créez un formulaire et spécifiez une liste de destinataires; les destinataires sont notifiés et doivent remplir le formulaire
• Demandes de validation: créez un formulaire que certains utilisateurs peuvent remplir à tout moment de l’année
• Tableau de bord avec indicateurs visuels de l’avancement des tâches et des actions à effectuer
• Liste détaillée des saisies avec colonnes personnalisables, tableaux dynamiques, tri et filtres
• Historisation des données et extractions personnalisées pour exploiter les données saisies par les utilisateurs
• Système de tâches de validation personnalisables avec conditions d’attribution dynamiques
• Portail pour les utilisateurs pour consulter à tout moment le suivi et l’état des demandes

Grâce au module Anciens Elèves d’Eduka, gardez le contact avec les anciens élèves de l’établissement avec des fonctionnalités conviviales et simples d’utilisation. Importez votre base d’anciens élèves facilement, initialisez vos anciens élèves directement depuis Eduka en venant puiser dans la source d’élèves radiés, ou permettez aux anciens élèves de s’inscrire eux mêmes via un formulaire en ligne. Le paramétrage flexible de ce module vous permet de proposer la saisie d’informations concernant la situation actuelle ou passée de vos anciens élèves, et d’effectuer des recherches dans le catalogue d’anciens élèves en toute simplicité, pour permettre à chacun de se retrouver.

Une boite de discussion instantanée est proposée, activée optionnellement depuis la configuration du module, pour permettre aux anciens élèves d’échanger des messages visibles de tous. Vos anciens élèves peuvent également mettre en ligne des photos pour les partager avec le reste de la communauté.

• Constitution facile de la base d’anciens élèves grâce à différentes méthodes: import, ajout depuis les élèves radiés, inscription autonome en ligne
• Fiche profil personnalisable, à deux versants: versant public pour partager certaines informations avec tous, et versan privé pour des informations seulement visibles de l’administration de l’école
• Fonctionnalité optionnelle de discussion instantanée pour permettre aux anciens élèves de communiquer en direct
• Catalogue d’anciens élèves que peuvent parcourir les utilisateurs pour se retrouver
• Partage de photos avec la communauté des anciens élèves

Ce module intégré en standard à votre plateforme Eduka permet aux parents d’élèves et à tous les utilisateurs d’afficher sur une vue consolidée l’ensemble des inscriptions, évènements, absences, et tout autre marqueurs temporels issus des différents modules d’Eduka. Il permet également de détecter facilement les conflits de plages horaires et d’y apporter une solution: par exemple, lorsqu’un élève est inscrit au transport scolaire pour 15H30 mais qu’il est également inscrit à une activité jusqu’à 17H…

Ce module centralise les informations des différents modules d’Eduka, y compris le module de Communication qui vous permet de publier des évènements en cours ou à venir: ces évènements sont ainsi visibles dans le calendrier, selon vos critères d’éligibilité (exemple: un évènement concernant les parents d’élève de maternelle n’apparait que pour les élèves de maternelle), et permettent ainsi de constituer une vue d’ensemble adaptée à chacun.

• Vue croisée des plannings de chaque élève: activités extra-scolaires, cantine, garderie, transport scolaire, absences…
• Détection de conflits de planning, en cas de chevauchement de planning entre les différentes inscriptions aux services
• Solutionnement des conflits: signalement du changement de bus, désinscription de l’activité…
• Intègre les événements concernant l’élève ou les autres types de personnes, saisis depuis le module Communication et qui peuvent être ciblés pour des populations précises

Dans le contexte d’un marché de l’enseignement privé de plus en plus compétitif, le module Relation Clients, aussi connu sous le nom de CRM, vous offre une palette d’outils puissants pour constituer et suivre votre base de leads et de prospects, jusqu’à leur transformation en client. Retrouvez sur une fiche synthèse toutes les actions commerciales menées pour une personne ou une entité avec une vue chronologique filtrable. Bénéficiez d’un tableau de bord agréable visuellement qui vous offre en un coup d’oeil l’ensemble des informations pertinentes.

Grâce au module Relation Clients, vous avez ainsi un aperçu global du cycle du client chez votre école; vous pouvez capturer l’information à la source lors de la participation aux évènements ou même en intégrant des formulaires à votre site Internet: les possibilités sont sans limite.

• Constitution d’une base regroupant vos leads et prospects, ainsi que l’ensemble de vos clients actifs ou inactifs
• Chronologie de toutes les actions commerciales réalisées sur cette population, depuis la création du prospect jusqu’à son départ de l’établissement
• Saisie d’actions spontanées: appels téléphoniques, visite d’un parent, email…
• Campagnes marketing ciblées: offres promotionnelles, relance suite aux journées portes ouvertes…
• Création et publication de campagnes de prospection ouverte, débouchant sur la création de prospects en base
• Conversion des prospects et réconciliation automatique
• Possibilité de récupération des échanges emails relatifs aux prospect ou clients depuis des boites email externes (IMAP)

Le module Site web permet à votre équipe de communication de créer un site pour votre école agréable visuellement, sans nécessiter aucune compétence technique. Hautement personnalisable dans sa disposition et son apparence, il vous propose de créer un site web fidèle à l’identité visuelle de votre établissement tout en conservant un caractère unique. Facile à alimenter, vous pourrez y partager vos articles ou pages de contenus avec des photos et vidéos pour mettre en valeur votre école.

Le site que vous créez peut être disponible au public ou utilisé en interne par les utilisateurs connectés à Eduka, correspondant ainsi à différents usages possibles: site vitrine, guide pour le personnel à usage interne, publication d’actualités pour les élèves… tout est permis.

• Modification facile de l’apparence du site web: menus, page d’accueil, défilement d’images…
• Ajout de contenu grâce à des fonctionnalités de saisies intuitives: pages, articles
• Aucune connaissance technique nécessaire pour l’alimentation du contenu
• Site visible au public ou restreint aux utilisateurs Eduka
• Possibilité de site intégralement multilingue sans limite du nombre de langue
• Statistiques des visites du site web, localisation, types d’appareil…

Proposez à vos enseignants un accès au Portail Enseignant d’Eduka pour leur permettre de bénéficier de fonctionnalités utiles à leur vie de classe quotidienne et pour la communication avec les parents. Vos enseignants bénéficient d’un trombinoscope par classe contenant des colonnes d’information personnalisables par l’école, leur permettant un accès direct aux informations pertinentes. Une fonctionnalité de partage de fichiers est disponible ainsi qu’un espace de partage de photos, et même une fonction pour notifier un départ d’élève à l’infirmerie. Le tout, disponible sur ordinateur, tablettes, et téléphones mobiles grâce à l’application Eduka Mobile.

Du côté parents, le Portail Classe reflète celui des Enseignants en affichant les publications de photos et de fichiers mis en ligne par les enseignants. Les parents peuvent même remercier les enseignants en donnant un pouce vert sur les publications de photos.

• Liste et trombinoscope des élèves par classe avec colonnes d’information personnalisables par l’école
• Accès facile aux informations de contact des parents d’élèves (adresse e-mail, téléphone), en fonction des permissions accordées par l’école
• Partage de fichier facile avec l’ensemble de la classe ou seulement certains élèves ciblés
• Mise en ligne d’albums photos avec texte pour partager avec les parents les moments importants de la vie de classe
• Accès par ordinateur via le web ou sur appareils mobiles et tablettes grâce à l’application Eduka Mobile
• Signalement des départs à l’infirmerie: les infirmières concernées peuvent recevoir une notification sur leur smartphone