Générez, partagez et organisez vos documents en toute simplicité.

AdministratifModule de base

Générez facilement des documents personnalisés PDF/Word, partagez-les sur les portails et organisez-les dans le cloud avec un accès ajustable. Des modèles centralisés augmentent la commodité et l’efficacité.

Principaux avantages :

  • Gestion centralisée des documents en ligne.
  • Génération de documents personnalisés à partir de modèles.
  • Partage facile de fichiers en ligne avec les parents ou le personnel.
  • Accès ajustable pour une organisation optimale.

Fonctionnalités :

Répertoire des documents :

  • Enregistrez différents types de documents et pièces justificatives dans la base de données.

Génération de documents :

  • À partir d’un modèle personnalisé (ex: certificat scolaire, certificat de fin d’études, contrat, etc.).
  • Individuellement ou en masse.
  • Basé sur un modèle de document Word pour un formatage précis.
  • Généré au format PDF ou Word.
  • Communication sur le document via le portail ou par e-mail.

Partage facile de fichiers :

  • Partagez les documents en ligne avec les parents ou le personnel de manière simple et efficace.

Flexibilité et personnalisation :

  • Personnalisez les modèles de documents pour répondre aux besoins spécifiques de votre établissement.
  • Générez et partagez des documents en quelques clics, tout en contrôlant les accès pour une meilleure organisation.

Captures d'écran du module

Liste complète des fonctionnalités

Administration

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Conteneurs de documents

  • Création de conteneurs (ex : passeport, certificat, diplôme…)
  • Paramétrage des droits d’accès par profil
  • Définition du périmètre d’application (ex : par niveau, type de personne)
  • Possibilité d’activer la génération automatique depuis un modèle

Mise en ligne et gestion des documents

  • Téléversement manuel ou en masse de documents par l’administration
  • Téléversement de documents par les parents, responsables ou personnels via le portail
  • Mise à jour des documents à tout moment (ex : nouveau passeport)
  • Suppression de documents en masse
  • Suppression conditionnelle par critère (ex : passeport expiré)

Traitement en masse

  • Téléchargement groupé de documents (archive ZIP)
  • Suppression groupée
  • Envoi par email en masse (avec pièces jointes individualisées)
  • Sélections dynamiques par critères (profils n’ayant pas fourni un document, etc.)

Génération de documents

  • Création de modèles personnalisés (via éditeur intégré ou Word)
  • Personnalisation du format (A4, badge, format libre)
  • Ajout de données dynamiques depuis Eduka (nom, classe, photo…)
  • Champs de fusion (MergeFields) compatibles Word
  • Utilisation de fonctions avancées (date, formats, conditions…)
  • Paramétrage des marges, dimensions, en-tête/pied, etc.
  • Tri et regroupement des modèles par catégorie ou module
  • Génération de documents :
    • À l’unité depuis une fiche
    • En masse pour une sélection
    • En libre-service par les utilisateurs depuis le portail

Diffusion des documents générés

  • Enregistrement dans un conteneur
  • Téléchargement local
  • Envoi par email (automatisé avec publipostage)
  • Impression groupée
  • Affichage dans le portail Eduka
  • Ajout dans l’historique des documents générés

Badges personnalisés

  • Création de modèles de badges (HTML ou Word)
  • Insertion de photos, logos, couleurs, polices…
  • Ajout de codes-barres (ex : external_id)
  • Formats personnalisés (ex : badge A7 paysage)
  • Génération groupée ou individuelle

Partage de fichiers (type cloud)

  • Fichiers personnels (visibles uniquement par l’utilisateur)
  • Fichiers pour l’administration (partageable avec les profils définis)
  • Fichiers publics (consultables par parents/personnels via portail)
  • Attribution de droits lecture/écriture
  • Téléchargement des fichiers partagés via portail

Liens hypertextes dans les formulaires

  • Mise en ligne d’un fichier PDF ou autre depuis la base
  • Génération d’un lien unique vers le document
  • Insertion du lien dans un formulaire (admission, réinscription, etc.)
  • Affichage téléchargeable du document dans le formulaire