Organisez et gérez efficacement les données des élèves et parents.

AdministratifModule de base

Gérez facilement les données des élèves avec des fonctionnalités telles que les cartes personnalisées, les téléchargements de documents, les rappels automatiques et l’édition en masse. Restez organisé et informé grâce à des notifications flexibles et des formulaires personnalisables.

Principaux avantages :

  • Entretien facile de la base de données.
  • Recherche rapide et accès aux informations.
  • Mise à jour des informations par les parents.
  • Rappels automatiques et alertes.
  • Accès aux listes d’élèves, responsables et familles.
  • Accès aux données des élèves et responsables avec permissions personnalisables pour le personnel.

Fonctionnalités :

Base de données :

  • Outil de recherche : Accès rapide aux informations sur les élèves, parents, frères et sœurs, payeurs, etc.
  • Mise à jour des informations : Effectuée par les parents depuis leur portail ou via des campagnes ciblées (formulaire de santé, mise à jour du passeport).
  • Rappels automatiques : À une date ou échéance spécifique (ex : expiration du passeport).
  • Alertes et historique : Suivi des changements effectués dans la base de données.
  • Accès sécurisé aux données des élèves et responsables pour les membres du staff, avec des permissions entièrement paramétrables, garantissant que chaque utilisateur accède uniquement aux informations pertinentes pour ses fonctions.

Captures d'écran du module

Liste complète des fonctionnalités

Administration

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Fiche élève

  • Création, édition et consultation des fiches élèves
  • Affichage des informations essentielles : identifiants, scolarité, statut, classe, branche, options, nationalité, etc.
  • Accès direct aux informations de facturation, services, documents, notes, absences, orientation…
  • Suivi du parcours de scolarité interannées
  • Historique des affectations (branche, classe, options)

Fiche famille et représentants

  • Création et gestion des familles (modèle de famille central)
  • Association de représentants légaux à un ou plusieurs élèves
  • Gestion des rôles (parent 1, parent 2, responsable financier, contact principal…)
  • Suivi des droits d’accès au portail parent par profil
  • Visualisation des liens familiaux ou financiers entre élèves et responsables

Synchronisation et imports

  • Import massif des élèves et responsables (fichiers Excel ou synchronisation)
  • Affectation en masse des élèves à des classes ou branches
  • Mappage intelligent pour reprise ou mise à jour des données
  • Historique des imports et modifications

Suivi et indicateurs

  • Accès rapide aux effectifs par classe, branche, nationalité ou statut
  • Filtres avancés : actif/inactif, inscription confirmée, date d’arrivée ou de départ
  • Suivi du nombre d’élèves par niveau / campus / profil / type de scolarité
  • Extractions personnalisées (Excel, CSV) de listes élèves ou familles
  • Accès à l’historique des statuts (inscrit, désinscrit, quitté, radié…)

Confidentialité & droits d’accès

  • Gestion fine des droits sur les champs affichés/modifiables
  • Cloisonnement possible des informations par profil utilisateur
  • Suivi des accès aux fiches élèves ou familles (consultation, modification)

Enseignants

👩‍🏫
  • Visualisation restreinte des informations élèves selon les droits définis par l’établissement
  • Accès à la fiche élève pour :
    • Informations scolarité
    • Contact famille
    • Parcours académique

Parents

👥
  • Accès à la fiche famille et informations des enfants depuis le portail parent
  • Possibilité de mise à jour de certaines données (adresse, téléphone, pièces justificatives…) selon les permissions
  • Visualisation du parcours scolaire, de la classe, des services ou documents liés à leurs enfants
  • Messagerie avec l’administration ou les enseignants, si activée