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Evaluations et Bilans
Le Module Sorties Scolaires permet de contrôler la totalité de la chaîne d’une sortie ou d’un voyage : projet pédagogique, validations internes, budget à tenir, familles à solliciter, autorisations à recueillir, accompagnateurs à recruter, appel sur le trottoir le matin du départ, absences à répercuter et facture à émettre. Ce qui se traitait auparavant dans des tableurs, des fichiers partagés et des piles de photocopies devient un workflow unique et traçable. Le module s’adresse à quatre publics à la fois, chacun avec son écran : l’administration (back-office), les enseignants (portail dédié), les accompagnateurs (portail terrain mobile) et les familles (portail parent).
Fonctionnalités clés du Module Sorties Scolaires
- Processus configurable par blocs et tâches : composez le déroulé de chaque sortie, de la journée simple au séjour à l’étranger, avec validations et complétions en mode séquentiel ou parallèle, échéances et conditions de déclenchement.
- Catégories et modèles réutilisables : classez vos sorties (journée, avec nuitée, types personnalisés) et repartez d’un modèle ou d’une sortie existante plutôt que de tout ressaisir chaque année.
- Sollicitation des familles : chaque demande porte une décision (autoriser ou refuser, avec motif) et/ou un formulaire, avec date de clôture et rappels automatiques.
- Budget et planning unifiés : une seule grille pour le programme et le budget, avec suivi prévisionnel vs réel, prix facturé, marge et suivi des prestataires.
- Pack d’informations : extrayez d’une tâche exactement les données participants à transmettre à un tiers (transporteur, hébergeur, accompagnateur), sans ressaisie et de façon tracée.
- Portails dédiés : un portail enseignant pour créer et suivre ses sorties, un portail terrain mobile pour l’appel et les fiches élèves, un portail des familles pour autoriser et suivre le voyage.
- Journal de bord terrain : les encadrants publient articles et photos que les familles concernées lisent en direct pendant le voyage.
- Pilotage complet : tableau de bord chiffré et croisé par catégorie, calendrier, vues transversales participants, réponses des familles et tâches en cours.
- Intégration native : répercussion automatique sur les Absences, le calendrier, les notifications et la facturation Finance.
Le cycle de vie d’une sortie
- Brouillon : l’enseignant prépare la sortie. Les familles ne voient rien, tout reste modifiable.
- En organisation : le processus se déroule, validations des parents d’élèves, sollicitations et budget, jusqu’à résolution de tous les blocs.
- Prêt au départ : tout est validé, la sortie attend son jour.
- Voyage en cours : le portail terrain s’ouvre aux accompagnateurs, appel, journal de bord et groupes.
- En clôture puis clôturée : coûts réels, bilan et facturation. Le dossier reste consultable et extractible.
Chaque transition est déclenchée par un utilisateur, jamais par le système seul. Une sortie peut aussi être annulée, avec motif conservé.
Une intégration fluide avec le reste d’Eduka
Le Module Sorties Scolaires ne vit pas en vase clos et communique avec :
- Le module Absences : les participants confirmés sont automatiquement marqués comme en sortie sur la fenêtre exacte définie par les dates et horaires, sans les compter comme absents.
- Le calendrier de l’établissement : chaque sortie alimente le calendrier général sous trois événements (bandeau sur la durée, départ, retour), cliquables par les personnels comme par les familles.
- Le module Finance : le prix facturé par élève devient une facture rattachée à l’élève, et la fiche affiche en permanence l’état de facturation et le reste dû, avec lien direct vers la facture.
- Les notifications : cloche, e-mail et push mobile à chaque moment qui appelle une action (tâche adressée, échéance, réponse d’une famille, validation).
