Optimisez la gestion financière de votre établissement avec un module flexible, couvrant facturation, suivi des paiements et divers moyens de règlement (prélèvements, paiements en ligne). Ce module prend en charge la gestion multi-entités et multi-devises, répondant aux besoins des écoles internationales.

AdministratifModule optionnel

Optimisez la gestion financière de votre établissement avec le module Finance intégré aux autres modules de la plateforme Eduka, tout en répondant aux spécificités de votre pays. 

Accélérez votre gestion avec une facturation semi-automatique, des modes de paiement variés et intégrés avec les systèmes bancaires, ainsi qu’un recouvrement simplifié grâce aux relances et au portail parents. Les nombreux rapports et les données en temps réel vous permettront de suivre vos flux financiers sereinement. 

Principaux avantages : 

  • Configuration simple des frais et déductions.
  • Facturation en masse et à la demande.
  • Paiement en ligne et prélèvements automatiques.
  • Suivi des paiements en temps réel.
  • Portail financier dédié pour les parents.
  • Principales spécificités régionales disponibles en standard.

Fonctionnalités : 

  • Facturation :
    • Facturation en masse et à la demande pour plusieurs périodes ou différentes années scolaires.
    • Adaptation possible à tous les types de frais, déductions et taxes en vigueur dans votre établissement.
    • Notification des changements provenant d’autres modules pour ajuster la facturation (arrivées, départs, activités, etc.).
    • Gestion multi-payeurs, multi-devises, multi-entités.
  • Modes de paiements :
    • Paiement en ligne, prélèvements, fichiers bancaires interfacés avec Eduka.
    • Gestion des chèques et remises en banque.
    • Paiement par échéancier.
  • Recouvrement :
    • Suivi du recouvrement en temps réel pour réduire le risque de contentieux.
    • Balance âgée pour piloter les flux de trésorerie.
    • Relance en masse ou spécifique des payeurs.
  • Portail financier pour les parents :
    • Solde payeur et transactions consultables.
    • Paiement en ligne disponible.
    • Saisie des coordonnées bancaires avec génération du formulaire bancaire. 

Captures d'écran du module

Liste complète des fonctionnalités

Administration

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Paramétrage financier

  • Paramétrage de l’exercice fiscal, devises, taux de change
  • Définition des plans de facturation : frais de scolarité, services, remises, pénalités
  • Gestion multi-devises avec affectation par élève ou responsable financier
  • Configuration de règles fiscales : TVA, exonérations, assujettissements

Facturation

  • Génération automatique des factures selon :
  • Frais de scolarité (mensuels, annuels…)
  • Services (cantine, transport, AES…)
  • Événements ou facturations ponctuelles
  • Facturation par élève, famille ou tiers-payeur
  • Gestion de la facturation centralisée ou individualisée
  • Création manuelle ou par lot
  • Factures PDF générées et archivées automatiquement
  • Numérotation personnalisée ou séquentielle
  • Prise en compte des remises, bourses et ajustements spécifiques
  • Fonctionnalité de prévisualisation avant validation

Paiements

  • Saisie manuelle ou automatique des paiements
  • Intégration avec les solutions de paiement : Stripe, virement SEPA, chèque, espèces, direct banking…
  • Gestion des paiements partiels, trop-perçus et soldes
  • Relances automatiques configurables
  • Génération de reçus
  • Tableau de suivi des impayés, alertes et filtres personnalisables

Avoirs & crédits

  • Émission d’avoirs liés à des factures annulées ou modifiées
  • Génération automatique ou manuelle
  • Suivi et application des crédits sur factures futures

Suivi financier & rapports

  • Tableaux de bord synthétiques (recettes, créances, encaissements…)
  • Rapports d’analyse financière par période, devise, type de frais
  • Export comptable vers logiciels tiers (Cegid, Sage, QuickBooks…)
  • Génération d’états préparatoires à la clôture annuelle
  • Rapprochement bancaire
  • Filtres puissants pour extractions personnalisées

Automatisation & communication

  • Envoi automatique des factures aux familles par email
  • Mise à disposition des factures et reçus sur le portail parent
  • Notifications de relance paramétrables (délais, contenu, fréquence)
  • Automatisation des pénalités de retard (montant fixe ou pourcentage)

Intégrations spécifiques

  • Intégration au module Services : facturation liée aux inscriptions
  • Intégration au module Admissions : frais d’inscription, test, dossier
  • Intégration au module Caisse : suivi des paiements en espèces et régies
  • Interface avec systèmes fiscaux locaux (Brésil, Maroc, etc.)
  • Gestion des obligations de e-invoicing si applicable

Parents

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  • Accès au portail financier :
    • Consultation des factures
    • Téléchargement des justificatifs (PDF)
    • Paiement en ligne sécurisé si activé
    • Consultation des reçus et historiques de paiement
  • Alertes automatiques (email) pour :
    • Nouvelle facture disponible
    • Relance pour impayé
    • Paiement reçu
  • Accès multi-enfant centralisé
  • Visualisation des soldes à jour

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